Profissionais do Tribunal de Contas de Angola, afectos ao Gabinete de Comunicação Institucional e Imprensa (GCII) e ao Gabinete de Intercâmbio e Cooperação, participaram, esta Terça-feira, 29 de Setembro, num webinar sobre Gestão de Eventos, promovido pela AFROSAI-E, no âmbito das iniciativas de capacitação e partilha de conhecimentos entre as Instituições Superiores de Controlo africanas.
A sessão, realizada por videoconferência, foi facilitada por Zakiya Fareed, Especialista em Comunicação e Envolvimento das Partes Interessadas da AFROSAI-E, e teve como prelectora Bernadene Rantembach, profissional com cerca de 30 anos de experiência na organização e gestão de eventos, incluindo conferências regionais e internacionais, encontros de alto nível, protocolo, logística e acompanhamento de delegações.
A participação dos profissionais do Tribunal de Contas permitiu aprofundar conhecimentos particularmente relevantes para a organização de iniciativas institucionais, numa altura em que Angola se prepara para acolher eventos de dimensão internacional ligados às organizações africanas e lusófonas de Instituições Superiores de Controlo.
Durante o webinar, a gestão de eventos foi abordada não apenas na sua dimensão logística, mas enquanto instrumento de comunicação e de relacionamento estratégico com as partes interessadas.
Um dos principais ensinamentos da sessão incidiu sobre a necessidade de determinar, antes de qualquer decisão operacional, por que razão o evento deve ser realizado e que resultado a instituição pretende alcançar.
A definição do objectivo deve, assim, anteceder decisões relacionadas com o local, programa, convidados, oradores, protocolo, logística ou comunicação.
Ao intervir no debate, Zakiya Fareed chamou a atenção para a relação que deve existir entre o evento, os objectivos institucionais, as partes interessadas e as mensagens que a organização pretende transmitir.
A especialista explicou que a realização de um evento não deve constituir um fim em si mesma, nem resultar simplesmente do facto de determinada actividade constar do calendário institucional. O primeiro exercício deve consistir em perceber se a realização de um evento é, efectivamente, o meio mais adequado para alcançar o resultado pretendido.
A partir dessa definição, torna-se possível identificar os públicos que devem participar, estabelecer as mensagens-chave, determinar o formato mais apropriado e definir indicadores que permitam avaliar os resultados alcançados.
DA ESTRATÉGIA À EXPERIÊNCIA DO PARTICIPANTE
Na sua intervenção, Bernadene Rantembach partilhou ensinamentos resultantes de aproximadamente três décadas de experiência profissional na gestão de eventos, desde pequenas actividades internas até conferências internacionais, cimeiras, reuniões de órgãos de governação e iniciativas envolvendo delegações de alto nível.
A prelectora destacou a experiência do participante como um dos elementos fundamentais para avaliar o sucesso de um evento.
Segundo explicou, mesmo quando ocorrem dificuldades nos bastidores — situação que considerou normal na organização de eventos — a equipa deve estar preparada para identificar rapidamente os problemas e encontrar soluções que reduzam o seu impacto sobre os participantes.
A experiência acumulada, observou, não elimina os imprevistos. Permite, sobretudo, melhorar a capacidade de os antecipar e resolver.
Neste contexto, foi recomendada a utilização de listas de verificação — checklists — adaptadas às características e dimensão de cada evento, particularmente quando as equipas são responsáveis pela preparação simultânea de várias actividades.
CADA EVENTO EXIGE UMA RESPOSTA PRÓPRIA
Outro aspecto abordado foi a necessidade de diferenciar os eventos de acordo com a sua dimensão, natureza, participantes e nível de representação.
Um pequeno workshop interno não apresenta as mesmas exigências de uma conferência internacional ou de uma reunião que envolva dirigentes superiores, delegações estrangeiras e entidades protocolares, embora os princípios fundamentais de planeamento permaneçam aplicáveis.
Foram analisados, entre outros, aspectos relacionados com orçamento, inscrições, viagens, vistos, alojamento, transportes, fornecedores, alimentação, protocolo, segurança, interpretação, equipamentos audiovisuais, diferenças culturais e necessidades religiosas dos participantes.
A prelectora chamou igualmente a atenção para a importância do cumprimento dos prazos e da comunicação permanente com participantes, fornecedores e restantes intervenientes, sobretudo quando várias actividades são organizadas em simultâneo.
COMUNICAR ANTES, DURANTE E DEPOIS
A comunicação foi apresentada como elemento transversal de todo o ciclo do evento.
Os participantes reflectiram sobre a necessidade de assegurar uma adequada divulgação prévia, manter canais de informação durante a actividade e estabelecer mecanismos de acompanhamento e avaliação depois da sua realização.
Entre as soluções apresentadas esteve a utilização de formulários electrónicos de avaliação, acessíveis através de códigos QR, permitindo recolher a percepção dos participantes ainda durante o evento.
Foi igualmente destacada a importância da comunicação interna. Sempre que determinada informação diga respeito à própria instituição e aos seus trabalhadores, os públicos internos devem ser devidamente considerados no processo de comunicação, evitando que tomem conhecimento de matérias institucionais apenas no mesmo momento que os públicos externos.
A sessão abordou ainda a utilização da Inteligência Artificial como ferramenta auxiliar na gestão de eventos, designadamente para apoiar o planeamento, estruturar listas de tarefas, organizar informação e identificar aspectos que devem ser considerados pelas equipas responsáveis.
A participação no webinar insere-se no processo de reforço das competências dos profissionais do Tribunal de Contas de Angola e no aprofundamento da cooperação e intercâmbio de conhecimentos no quadro da AFROSAI-E.
Para o Gabinete de Comunicação Institucional e Imprensa e o Gabinete de Intercâmbio e Cooperação, os conhecimentos partilhados assumem particular relevância pela natureza transversal das responsabilidades que ambos desempenham na preparação, comunicação e acompanhamento de iniciativas institucionais e internacionais do Tribunal de Contas.
Texto: Alexandre Cose (GCII/TCA)
FOTO: GCII
